Bases de Datos en Excel para estudiantes — Profe Freddy

Teoría — Bases de datos en Excel

Una base de datos en Excel es una colección organizada de información dispuesta en filas y columnas dentro de una hoja de cálculo. Cada fila representa un registro (una persona, venta, producto) y cada columna representa un campo (nombre, precio, fecha).

Excel permite manejar hasta 1 048 576 filas × 16 384 columnas por hoja.
La forma más eficiente de gestionar datos en Excel es convertirlos en una Tabla (Ctrl + T).
Las tablas tienen encabezados fijos, filtros automáticos y referencias estructuradas.
Una buena base de datos en Excel es el punto de partida para tablas dinámicas, Power Query y Power Pivot.
Excel no es un gestor de bases de datos (como MySQL), pero es ideal para datos de hasta ~100 000 filas con análisis en hojas de cálculo.

Reglas de oro para una buena base de datos (ver tips)

Una fila = un registro: no mezclar dos registros en la misma fila.
Sin filas ni columnas en blanco dentro de los datos.
Encabezados únicos y descriptivos en la primera fila (sin números, sin espacios iniciales).
Un solo tipo de dato por columna: no mezclar fechas con texto en la misma columna.
Sin celdas combinadas dentro del rango de datos.
Usar Ctrl + T para convertir el rango en Tabla oficial de Excel.
Nombrar las tablas descriptivamente: tbl_Ventas, tbl_Clientes.

Rango vs. Tabla de Excel

Característica	Rango normal	Tabla (Ctrl + T)
Filtros automáticos	Manual	✔ Integrados
Fila de totales	No existe	✔ Activable
Referencia en fórmulas	A2:A100	tbl_Ventas[Precio]
Expansión automática	Manual	✔ Al agregar filas
Formato con bandas	Manual	✔ Automático
Compatible con Power Pivot	No directo	✔ Sí

Tipos de datos en Excel

📝 Texto

Nombres, categorías, ciudades, códigos. Se almacena como cadena de caracteres. Alineado a la izquierda por defecto.

Ej: "Juan Pérez", "Medellín", "A-001"

🔢 Número

Cantidades, precios, edades. Se pueden usar en fórmulas matemáticas. Alineado a la derecha por defecto.

Ej: 15000, 3.5, -200

📅 Fecha / Hora

Internamente es un número (días desde 01/01/1900). Crucial para funciones de tiempo, Power Query y Power Pivot.

Ej: 15/03/2024, 14:30:00

✅ Lógico (Booleano)

Solo puede ser VERDADERO o FALSO. Resultado de comparaciones y funciones condicionales.

Ej: =A1>100 devuelve VERDADERO o FALSO

Herramientas esenciales para gestionar datos

Ctrl + T: convertir rango en Tabla.
Validación de datos: restringir valores permitidos (lista, rango numérico, fecha).
Filtros: mostrar solo las filas que cumplen una condición.
Ordenar: por una o varias columnas (A→Z, Z→A, mayor→menor).
Quitar duplicados: Datos → Quitar duplicados.

Rango nombrado: asignar un nombre a un rango para usarlo en fórmulas.
Formato condicional: resaltar celdas según reglas visuales.
BUSCARV / BUSCARX: traer datos de otra tabla por un campo clave.
Texto en columnas: separar contenido de una celda en varias columnas.
Power Query: importar y limpiar datos externos antes de cargarlos.

Simulador de tabla y validación

📋 Ejemplo de tabla bien estructurada (tbl_Ventas)

Observa: una fila = un registro · encabezados únicos · sin celdas vacías · tipos de dato consistentes por columna.

VentaID 🔑	Fecha	Cliente	Producto	Cantidad	Precio Unit.	Total	Estado

💡 Esta tabla es la base perfecta para una Tabla Dinámica o para importarla a Power Pivot.

🔒 Simulador de validación de datos

La validación de datos en Excel permite controlar qué valores se pueden ingresar en una celda. Prueba los tres tipos más comunes:

📋 Lista desplegable

Solo se permite: Pendiente, Pagada, Cancelada

🔢 Número entero (1–100)

Solo se permiten números entre 1 y 100

📅 Fecha (año en curso)

Solo se permiten fechas del año en curso

📥 Bases de datos para practicar

11 bases de datos listas para abrir en Excel. Cada archivo incluye encabezados con color, filas alternas, filtros automáticos y Tabla Excel activada — datos colombianos reales.

🛒

Compras y Ventas

8 hojas · encabezados teal

Categorías, Proveedores, Clientes, Productos, Entradas, Salidas, Facturas, DetalleFactura.

⬇️ Descargar (.xlsx)

📅

Agendamiento

6 hojas · encabezados verde

Servicios, Especialistas, Clientes, Disponibilidad, Citas, Pagos. Ideal para salones o consultorios.

⬇️ Descargar (.xlsx)

🏫

Colegio

8 hojas · encabezados violeta

Grados, Grupos, Materias, Profesores, Estudiantes, Asignaciones, Notas (120), Asistencia.

⬇️ Descargar (.xlsx)

🏥

Clínica / Hospital

6 hojas · encabezados azul cielo

Especialidades, Médicos, Pacientes, Citas (40), Diagnósticos con código CIE-10, Facturas.

⬇️ Descargar (.xlsx)

🍔

Restaurante

6 hojas · encabezados rojo

Categorías, Platos, Mesas, Empleados, Pedidos (35), DetallePedido. Comida colombiana.

⬇️ Descargar (.xlsx)

🏦

Banco / Finanzas

5 hojas · encabezados azul índigo

Clientes, TiposCuenta, Cuentas (20), Transacciones (60), Préstamos con tasa e interés.

⬇️ Descargar (.xlsx)

🏠

Inmobiliaria

5 hojas · encabezados ámbar

Propietarios, Propiedades (15) con estrato y área, Arrendatarios, Contratos, Pagos (36).

⬇️ Descargar (.xlsx)

🔧

Taller Automotriz

6 hojas · encabezados gris pizarra

Clientes, Vehículos (18) con placa y km, Mecánicos, Repuestos (20), Órdenes de trabajo, Detalle.

⬇️ Descargar (.xlsx)

📚

Biblioteca

5 hojas · encabezados verde oscuro

Autores (15 colombianos/latinoamericanos), Libros (25), Usuarios, Préstamos (40), Multas.

⬇️ Descargar (.xlsx)

🏋️

Gimnasio

5 hojas · encabezados naranja

Planes, Instructores con certificación, Miembros (25), Membresías (30), Clases (40).

⬇️ Descargar (.xlsx)

🛍️

Supermercado

6 hojas · encabezados morado

Categorías (10 pasillos), Proveedores, Productos (30), Clientes, Ventas (40), DetalleVenta (120).

⬇️ Descargar (.xlsx)

Funciones clave para bases de datos

Haz clic en una función para ver su sintaxis y un ejemplo práctico.

Diccionario

Base de datos

Colección organizada de datos relacionados, almacenados en filas (registros) y columnas (campos) para su fácil gestión y consulta.

Registro

Una fila completa dentro de la base de datos que representa una entidad única: una venta, un cliente, un producto.

Campo

Una columna de la base de datos que almacena un tipo específico de información (nombre, precio, fecha).

Clave primaria

Campo (o conjunto de campos) que identifica de forma única cada registro. No puede repetirse ni estar vacío.

Tabla de Excel

Rango de datos formateado con Ctrl+T que tiene encabezados, filtros automáticos, fila de totales y referencias estructuradas.

Referencia estructurada

Forma de referenciar datos de una tabla usando su nombre: tbl_Ventas[Precio] en vez de B2:B100.

Validación de datos

Regla que restringe los valores que se pueden ingresar en una celda: lista, número en rango, fecha, longitud de texto.

BUSCARV

Función que busca un valor en la primera columna de un rango y devuelve el valor de otra columna en la misma fila. Sintaxis: =BUSCARV(valor, rango, col, 0).

BUSCARX

Versión moderna de BUSCARV disponible en Excel 365/2021. Busca en cualquier columna, devuelve múltiples valores y maneja errores nativamente.

ÍNDICE + COINCIDIR

Combinación que reemplaza a BUSCARV: COINCIDIR encuentra la posición y ÍNDICE extrae el valor. Más flexible y eficiente.

Filtro

Herramienta que muestra temporalmente solo las filas que cumplen una o más condiciones, ocultando el resto sin borrar datos.

Ordenar

Reorganizar las filas de la base de datos en orden ascendente o descendente según uno o más campos.

Quitar duplicados

Función de Excel que elimina filas repetidas basándose en las columnas seleccionadas.

Rango nombrado

Nombre descriptivo asignado a un rango de celdas para usarlo en fórmulas: Precios en vez de D2:D50.

Formato condicional

Aplica formato visual automático (color, ícono, barra) a las celdas según reglas definidas.

Tabla dinámica

Herramienta para resumir, analizar y explorar grandes bases de datos de forma interactiva agrupando y calculando.

Power Query

Complemento de Excel para importar, transformar y limpiar datos de fuentes externas antes de cargarlos a la hoja.

Relación entre tablas

Vínculo entre dos tablas a través de un campo común (clave). Permite combinar datos sin BUSCARV usando el modelo de datos.

CONTAR.SI

Cuenta cuántas celdas de un rango cumplen una condición. =CONTAR.SI(A:A,"Medellín").

SUMAR.SI

Suma las celdas de un rango que cumplen una condición. =SUMAR.SI(B:B,"Pagada",C:C).

TEXTO EN COLUMNAS

Herramienta para separar el contenido de una columna en varias usando un delimitador (coma, espacio, punto y coma).

Videos en español

Tutoriales seleccionados para aprender a gestionar bases de datos en Excel desde cero.

5 pasos sencillos para hacer una base de datos en Excel

Tablas inteligentes en Excel: referencias estructuradas

Función BUSCARV en Excel — completo y bien explicado

Cómo usar BUSCARX en Excel — adiós a BUSCARV

Validación de datos en Excel — lista desplegable con dependientes

Filtros avanzados en Excel con ejercicio práctico

Índice y Coincidir en Excel — de la manera correcta

Ordenar y filtrar datos en Excel — tutorial en español HD

Cuestionario

10 preguntas aleatorias del banco de 50. Calificación de 0 a 100.