📊 Teoría: Sistema de Inventarios en Excel
¿Qué es un sistema de inventarios?
Un sistema de inventarios controla las existencias de productos mediante el registro de entradas y salidas. En Excel se puede implementar usando tablas relacionadas con llaves primarias y foráneas.
- Stock actual = Stock inicial + Entradas − Salidas
- Se usan 4 tablas relacionadas entre sí
- Las fórmulas BUSCARV/XLOOKUP y SUMAR.SI automatizan los cálculos
- Las listas desplegables evitan errores de digitación
🔑 Llaves Primarias y Foráneas
- PK Llave Primaria: identifica de forma única cada fila. Ej: idProducto
- FK Llave Foránea: referencia a la PK de otra tabla. Ej: idCategoria en tabProductos
- Esta relación garantiza la integridad de los datos
📐 Fórmula del Stock Actual
=stockInicial
+SUMAR.SI(tabEntradas[idProducto], [@idProducto], tabEntradas[cantidadEntrada])
−SUMAR.SI(tabSalidas[idProducto], [@idProducto], tabSalidas[cantidadSalida])
+SUMAR.SI(tabEntradas[idProducto], [@idProducto], tabEntradas[cantidadEntrada])
−SUMAR.SI(tabSalidas[idProducto], [@idProducto], tabSalidas[cantidadSalida])
📋 Pasos para construir el sistema
- Nombrar el archivo sistema_inventario_proyecto.xlsx
- Crear 4 tablas con Ctrl+T y nombrarlas:
tabCategorias,tabProductos,tabEntradas,tabSalidas - Definir las columnas de cada tabla (ver sección Tablas abajo)
- Aplicar SUMAR.SI en el campo stockActual de tabProductos
- Agregar validación de datos (listas desplegables) en idProducto de entradas y salidas
- Registrar mínimo 5 categorías y 10 productos de prueba
- Aplicar formato de contabilidad colombiano: $ 1.500,50
🗂️ Estructura de las 4 Tablas
Tabla 1 — tabCategorias
| Campo | Tipo | Rol |
|---|---|---|
| idCategoria | Número | Llave primaria |
| nombreCategoria | Texto | Nombre de la categoría |
Tabla 2 — tabProductos
| Campo | Tipo | Rol |
|---|---|---|
| idProducto | Número | Llave primaria |
| nombreProducto | Texto | Nombre del producto |
| idCategoria | Número | Llave foránea → tabCategorias |
| precioUnitario | Moneda | Precio en pesos colombianos |
| stockInicial | Número | Cantidad inicial |
| stockActual | Fórmula | Calculado automáticamente |
Tabla 3 — tabEntradas
| Campo | Tipo | Rol |
|---|---|---|
| idEntrada | Número | Llave primaria |
| fechaEntrada | Fecha | Fecha del ingreso |
| idProducto | Lista | Llave foránea → tabProductos |
| cantidadEntrada | Número | Unidades que ingresan |
Tabla 4 — tabSalidas
| Campo | Tipo | Rol |
|---|---|---|
| idSalida | Número | Llave primaria |
| fechaSalida | Fecha | Fecha de la salida |
| idProducto | Lista | Llave foránea → tabProductos |
| cantidadSalida | Número | Unidades que salen |
🎬 Videos de Apoyo
Videos en español sobre inventarios en Excel y fórmulas relacionadas.
📖 Diccionario de Términos
Base de datos relacional
Conjunto de tablas relacionadas entre sí mediante llaves primarias y foráneas.Llave primaria (PK)
Campo que identifica de forma única cada registro en una tabla.Llave foránea (FK)
Campo que referencia la llave primaria de otra tabla, creando la relación.tabCategorias
Tabla que agrupa los productos por categoría. Contiene idCategoria y nombreCategoria.tabProductos
Tabla principal con todos los productos, su precio, stock inicial y stock actual.tabEntradas
Registro de cada ingreso de productos al inventario con fecha y cantidad.tabSalidas
Registro de cada salida de productos del inventario con fecha y cantidad.stockActual
Campo calculado: stockInicial + entradas − salidas del producto.BUSCARV
Fórmula que busca un valor en la primera columna de un rango y retorna un valor de otra columna.XLOOKUP
Versión moderna de BUSCARV con más flexibilidad y sin limitaciones de columnas.SUMAR.SI
Suma los valores de un rango que cumplen una condición específica.Ctrl+T
Atajo para convertir un rango en Tabla oficial de Excel con filtros y nombre.Validación de datos
Herramienta de Excel que crea listas desplegables para evitar errores de digitación.Formato contabilidad
Formato colombiano: $ seguido del número con punto de miles y coma decimal. Ej: $ 1.500,50Stock inicial
Cantidad de unidades de un producto al comenzar el período de inventario.Integridad de datos
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